Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?

Die Stufen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
• 2025 und 2026: Ausstellen darfst du noch auf Papier oder als PDF (mit Zustimmung des Empfängers).
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026.
• Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle übrigen, außer Kleinunternehmern.

Fundstelle: § 27 Abs. 38 UStG.

Wen die Pflicht nicht trifft

Sie gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an Privatleute und ins Ausland sind nicht betroffen, ebenso wenig Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa Heilbehandlungen, Wohnungsvermietung oder Unterricht. Kleinunternehmer dürfen immer normale Rechnungen schicken (§ 34a UStDV), ebenso jeder bei Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV), außer bei Reverse Charge nach § 13b UStG.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Datei, die ein Programm lesen kann, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF, das du per E-Mail schickst, ist keine E-Rechnung.

Was der Check nicht abbildet

Sonderfälle wie den elektronischen Datenaustausch (EDI) zwischen großen Firmen bildet der Check nicht ab. Er ersetzt keine Steuerberatung; im Zweifel frag dein Finanzamt oder eine Steuerberaterin.